Digitalisierung im Mittelstand – ist das wirklich notwendig?

Digitalisieren, digitalisieren, digitalisieren. Alles soll heute digital sein. Unternehmer, Führungskräfte und Unternehmensberater möchten heute alles digital haben – jeden Prozess, jedes Formular, jedes System. Doch macht das für jedes Unternehmen Sinn?

Wenn wir uns die Unternehmenslandschaft in Deutschland anschauen, wird klar, wie seltsam diese Forderungen für einen großen Teil der Mittelständler erscheinen müssen. Abgesehen von der Energiebranche haben KMU einen Anteil von mehr als 95 % der Unternehmen in allen Wirtschaftszweigen. Wenn man von Kleinstbetrieben und kleinen Unternehmen (< 10 Mio. € Jahresumsatz) absieht, bleiben ca. 72.000 mittelgroße Unternehmen übrig, die mit durchschnittlich 78 Mitarbeitern jeweils rund 13 Mio. € Umsatz generieren. Ein hoher Anteil dieser Mittelständler sind Familienunternehmen, inhabergeführt und über die Jahrzehnte erfolgreich gewachsen.

Markant ist, dass viele mittelständische Unternehmen scheinbar recht wenig Investitionen in erweiterte IT-Infrastruktur tätigen. Dies trifft vor allem im starken Wirtschaftszweig „Verarbeitenden Gewerbe“ und im Automotive-Bereich zu. Hier reichte lange ein einfaches ERP/CRM-System (wenn überhaupt), um das Tagesgeschäft vollumfänglich zu meistern. In der Produktion halten sich die einzelnen, langgedienten Mitarbeiter oft noch an händische Laufzettel, gedruckte Arbeitspläne und Dispositionslisten.

Hiergegen laufen meist drastische Vorstellungen von Unternehmensberatern und jungen Führungskräften, die am liebsten jede noch so simple Prozesskette nicht nur automatisiert, sondern idealerweise voll digitalisiert abbilden würden. Die Kosten für einen solchen Schritt sind meist im Voraus kaum planbar, da jedes (Teil-)Projekt mit seinen ganz speziellen Tücken und individuellen Gegebenheiten einhergeht. Da kann die Amortisationsrate für die mögliche Effizienzverbesserung schon mal bei einigen Jahren liegen.

Die Herausforderung
Die Herausforderung ist es, das Potential von Digitalisierungsmaßnahmen zu finden. Wo machen digitale Strukturen und Prozessketten wirtschaftlich Sinn? Wie geht alles einfacher? Wo kann ich noch effizienter werden? Was sind die Alternativen? Zusammen mit erfahrenen Consultants und IT-Experten können Geschäftsführung, Vorstand und Führungsriege ihr umfangreiches Prozess-Know-how einsetzen, um den benötigten oder möglichen Umfang einer Digitalisierung von Geschäftsprozessen zu analysieren und definieren. Der Übergang zu einer digitalisierten Prozesskette muss nicht auf einen Schlag erfolgen oder vollumfänglich sein, sondern kann auch step-by-step oder nur partiell erfolgen.

Individuelle Digitalisierung

Unter „individuelle Digitalisierung“ verstehen wir die gewinnbringende Transformation zentraler Prozesse von der händischen Variante weg in die Digitalisierung. Jedoch ist für jedes Unternehmen eine individuelle Analyse und Betrachtung von Nöten: von der Einführung systemgenerierter Anzeigen, die sich Daten direkt aus dem System ziehen und an den einzelnen Arbeitsplätzen Laufzettel und Dispositionslisten ersetzen, bis hin zur vollumfänglichen „Durchdigitalisierung” der Prozesskette – die Spanne ist weit und breit und für jedes Unternehmen sieht das Optimum unterschiedlich aus. Unser Ziel ist es, eine effektive, effiziente und nachhaltige Optimierung zu bewirken.

Veränderungen in Prozessen und am Arbeitsplatz sorgen in vielen Fällen für Aufstand in der Organisation. Die Befürchtung manch einer Mitarbeiter, dass externe Berater und Führungsriege vor lauter „Digitalisierungswahn“ übersehen sollte, dass die Mitarbeiter diejenigen sind, die später damit arbeiten müssen ist nicht zu unterschätzen. Die Einbindung zentraler Mitarbeiter können diese Befürchtungen nicht nur nachhaltig entgegenwirken, sie ist auch sinnvoll. Diese Einbindung zusammen mit der parallel stattfindenden Ausarbeitung der Handlungsoptionen bewirken eine direkte Bindung zwischen Geschäftsführung, Mitarbeiter, Consultant und Projekt, was für den weiteren Erfolg essenziell ist.

In der späteren, zeitnahen Umsetzungsphase arbeiten vor allem Consultant und Mitarbeiter Hand in Hand am neuen Prozess. Hierbei empfehlen wir, diejenigen mitzunehmen und zu coachen, die auch über angrenzende Prozesse mit dem überarbeiteten oder neuen System früher oder später konfrontiert werden.

Digitalisierung bedeutet Wirkkraft und Effizienz – auch in Ihr Unternehmen liegt unentdecktes Potential, das freigesetzt werden kann.

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