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Projektmanagement: 9 Best Practices zur Steigerung der Erfolgschancen Ihrer Projekte

Projekte sind grundsätzlich mit viel Aufwand verbunden. Sie erfordern eine intensive Planung, verschlingen Ressourcen, Fehler können schnell aus dem Ruder laufen und das ganze Projekt zum Scheitern bringen. Um solche Szenarien zu vermeiden wurden zahlreiche Instrumente und Methoden entwickelt. Dieser Beitrag bietet Ihnen einen schnellen Überblick über einige bewährte, erfolgserprobte Werkzeuge im Projektmanagement.

Die wichtigsten Best Practices des Projektmanagements im Überblick

  1. Beständige Kommunikation
  2. Risikomanagement
  3. Detaillierte Projektpläne
  4. Dokumentation
  5. Regelmäßige Kontrolle
  6. Vermeidung von Scope Creep
  7. Definierte Start- und Endpunkte
  8. Klar definierte Rollen
  9. Transparenz

Those who plan do better than those who do not plan,
even though they rarely stick to their plan

Winston Churchill

1. Beständige Kommunikation

Kommunikation ist eines der wichtigsten Instrumente, um ein Projekt erfolgreich durchzuführen. Nicht nur innerhalb des Projektteams müssen Themen offen und transparent besprochen werden, sondern auch mit allen übrigen Stakeholdern. Dies ist fundamental, um alle Beteiligten auf den gleichen Standpunkt zu bringen und ein gemeinsames Verständnis für das Projekt, die Anforderungen an jeden Beteiligten und die Ergebnisse zu etablieren.

Zu Beginn ist es deshalb wichtig eine positive Atmosphäre zu schaffen, die es allen Beteiligten ermöglicht ihre Meinung zu äußern. Nicht selten entspringen gute Ideen und Lösungsvorschläge aus regen Diskussionen. Hierfür müssen die notwendigen Kommunikationsmittel eingerichtet werden. Das Projektmanagement sollte sicherstellen, dass regelmäßige Meetings mit den Beteiligten die Möglichkeit bieten, Arbeitsfortschritte zu kontrollieren, Änderungen realistisch einzuplanen und Missverständnisse aus dem Weg zu räumen. Fühlen sich alle Beteiligten gut informiert und einbezogen verbessert sich auch automatisch der Rückhalt und die Zusammenarbeit.

2. Risikomanagement

Risiken identifizieren und passende Maßnahmen zu entwickeln ist ein effizienter Weg Kostenexplosionen zu vermindern und mit den Aufgaben weitgehend im Zeitplan zu bleiben. Dabei hat es sich bewährt ein eigenständiges Team, dem Projektmanager unterstellt, mit dem Risikomanagement zu beauftragen, welches sich um die Überwachung, Steuerung und Problemlösung kümmern kann. Ist kein eigenständiges Team möglich, z.B. aufgrund einer geringen Unternehmens- oder Projektgröße, sollten zumindest klare Verantwortlichkeiten etabliert werden. Auch die Festlegung eines Eskalationsplans ist ein bewährtes Mittel. In der Praxis werden wichtige Stakeholder oft zu spät alarmiert, wenn Dinge aus dem Ruder laufen. Deshalb sollten verschiedene Stärkegrade für Probleme definiert werden mit jeweils passendem Eskalationsweg. Risikomanagement beinhaltet jedoch nicht nur die Auseinandersetzung mit Problemen. Es dient vielmehr auch dazu, Chancen zu identifizieren und diese bei der Umsetzung zu überwachen und zu steuern, um dadurch ihre Eintrittswahrscheinlichkeit und Erfolgschancen zu erhöhen.

Lesen Sie mehr über Risikomanagement in Projekten hier

3. Detaillierte Projektpläne

Projektpläne sind wertvolle Werkzeuge zur Organisation von Aufgaben und Verantwortlichkeiten. Um den Projektplan realistisch zu gestalten, sollten bei der Erstellung neben Zeit, Budget und Umfang, auch Ziele und Probleme mit in die Planung integriert werden. Gerade bei der Aufgabenverteilung ist es essenziell darauf zu achten, dass die geplanten Aufgaben in der vorgesehenen Zeit tatsächlich erledigt werden können. Ist dies nicht der Fall sind Effekte wie Überarbeitung und/oder Demotivation häufig anzutreffen. Dies beeinflusst das Projekt letztendlich negativ. Sinnvoll ist es deshalb, Aufgabenlimits einzuführen und die Aufgabenverteilung stetig zu überprüfen.

4. Dokumentation der Projektfortschritte

„Wer braucht denn noch mehr Dokumentation, wir haben ja alles bereits besprochen?“
Projektdokumentation ist aufwendig, lohnt sich aber dennoch. Ist jeder Projektschritt schriftlich dokumentiert lässt sich später einfach nachvollziehen, wie und warum Entscheidungen, Ergebnisse und Abweichungen entstanden sind. Die Reports sollten dabei einen genauen Überblick über die erbrachten Leistungen sowie den aktuellen Fortschritt bieten und ermöglichen es somit rechtzeitig Korrekturen vorzunehmen. Schlussendlich bieten die Auswertungen der Dokumentation eine solide Grundlage für nachfolgende Projekte und die Ableitung von Best Practices.

5. Regelmäßige Kontrolle

Kontrolle ist meist negativ besetzt, doch im Projektverlauf führt sie, konsistent durchgeführt, zu nachhaltigem Erfolg. Vergessen Sie nicht: das Management ist die zentrale Aufgabe im Projektmanagement. So helfen bspw. regelmäßige Treffen, in denen Projektabschnitte rückblickend betrachtet werden, Probleme zu erkennen und vermeiden, sowie Fortschritte hervorzuheben und so das Team zu motivieren. Auch die Arbeit der Teammitglieder sollte in regelmäßigen Abständen überprüft werden. Dadurch entsteht ein Gefühl von Verbindlichkeit und Verantwortung. Zudem können Probleme schnell behoben werden. Ein weiterer Aspekt der kontinuierlich einer Revision unterzogen werden sollte ist der Qualitätsstandard. Hierfür empfiehlt es sich direkt zu Beginn des Projekts eine Baseline zu definieren, die als Minimum zu erreichen ist. Zusätzlich ist es eine gute Idee, klare Qualitätsrichtlinien und entsprechende Messparameter zu schaffen.

6. Scope Creep vermeiden

Wenn Stakeholder Änderungen am Projektumfang anfragen, ist Transparenz der beste Weg, um eine unkontrollierte Erweiterung zu vermeiden. Informiert und erklärt das Projektmanagement die Stakeholder über die Prozesse im Projekt, sowie über die Auswirkungen ihrer Anfrage auf die Variablen Zeit, Kosten und Qualität können Missverständnisse, Vertrauensentzug und falsche Erwartungen eingedämmt werden.

7. Definierte Start- und Endpunkte

Es ist wichtig ein Projekt mit einem Kick-off-Meeting zu starten, da es die Möglichkeit bietet alle Projektbeteiligten zusammen zu bringen, sie auf das gemeinsame Ziel einzustimmen und mit der Vorgehensweise, sowie den Verantwortlichkeiten vertraut zu machen. Analog dazu, sollte das Projekt mit einer Abschlussveranstaltung zu Ende gebracht werden, bei der Erfahrungen analysiert werden, um daraus Lessons Learned und Best Practices abzuleiten. Des Weiteren dient eine Abschlussveranstaltung dazu, dem Team für seinen Einsatz und die erreichten Projektergebnisse zu danken und besondere Leistungen anzuerkennen.

8. Klar definierte Rollen

Durch die Definition von Verantwortlichkeiten lässt sich von Anfang an viel Frustration bei den Projektmitarbeitern vermeiden. Ein hilfreiches Werkzeug, um klare Linien zu schaffen ist die RACI-Matrix. Hier werden alle Rollen und Verantwortlichkeiten für verschiedene Aufgaben innerhalb des Projekts aufgeführt. Anschließend wird eine Reihe von Verantwortlichen festgelegt. Oft anzutreffen sind die Funktionen Responsible, Accountable, Consulted, Informed bzw. Abwandlungen dieser:

  • Es wird also eine Person für die Ausführung der Aufgabe festgelegt (Responsible)
  • ein Entscheider, der die Arbeit genehmigt und die Verantwortung trägt (Accountable)
  • Personen, mit denen man sich beratschlagen sollte vor Ausführen bzw. Absegnen der Aufgabe (Consulted) und
  • Beteiligte, die auf dem Laufenden gehalten werden müssen (Informed).

Durch diese eindeutigen Strukturen lassen sich Fehler, Versäumnisse und Ressourcenverschwendung minimieren.

9. Transparenz im Projekt

Ein wichtiger Aspekt für jede Teamarbeit ist Transparenz, denn sie schafft Vertrauen. Transparenz bedeutet dabei jedoch nicht, dass alle Daten öffentlich gemacht werden, sondern dass jeder Mitarbeiter das weiß, was er wissen muss. Um Teamwork und Motivation des Projektteams zu verbessern sollte bereits bei der Aufgabenverteilung dargelegt werden, wie die Aufgaben mit dem Rest des Projekts verbunden sind. So entsteht ein Gefühl von Verantwortung. Als Folge verringern sich Verzögerungen, da jedes Mitglied weiß, was von ihm abhängt. Daneben gehört es auch – als eine der Kernaufgaben des Projektmanagements – zum Best Practice die Entscheidungsfindung transparent zu kommunizieren. Neben zusätzlichem Vertrauen erhöht diese Maßnahme auch die Expertise, die in die Entscheidung mit einbezogen werden kann.

Fazit

In der Realität gibt es kein perfektes Projekt und keine noch so gute Maßnahme wird jemals dazu führen. Projekte sind in jeder Unternehmung Lernprozesse, bei denen es gilt, die richtige Balance zwischen Zeit, Budget und Qualität zu finden. Genau hier setzt das Projektmanagement an.

Genauso wie jedes Projekt in jedem Betrieb unterschiedlich ist, sind es auch die Instrumente und Methoden, die zum Erfolg führen. Deshalb ist diese Sammlung lediglich ein Anstoß, neue Techniken auszuprobieren, um damit bestehende Best Practices zu ergänzen.

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