Prozessoptimierung: Wie werden Prozesse optimal gestaltet?

Die Auswirkungen von COVID-19 stellen die Welt vor neue Herausforderungen. In Anbetracht der ungewissen Lage sehen sich viele Unternehmen gezwungen ihre Effizienz zu steigern. Für größere Betriebe bedeutet dies häufig sich mit der bestehenden Prozessstruktur auseinanderzusetzen, Optimierungspotentiale zu erkennen und diese umzusetzen. Gleichzeitig sehen sich viele kleine, familiengeführte Firmen zum ersten Mal mit dem Thema Prozessmanagement und Prozessoptimierung konfrontiert. Oft finden sich veraltete oder nicht vorhandene Strukturen; das Prozessmanagement muss von Grund auf neu erschaffen werden, um Potentiale zu entfalten.

Definition eines Prozesses

Um mit der Prozessoptimierung beginnen zu können, muss klar abgegrenzt werden, was mit dem Begriff Prozess gemeint ist.

Gemäß der ISO 9001:2015 kennzeichnen sich Prozesse grundsätzlich durch

• Ein Anfangsereignis, das den Input liefert
• Ein Endereignis, das den Output liefert
• Definition der nötigen Ressourcen
• Feste Verantwortlichkeiten
• Maßnahmen zum Umgang mit Chancen und Risiken
• Ständige Optimierung

Ein Prozess setzt sich dabei zusammen aus einer wiederholbaren Abfolge von Tätigkeiten. Diese Abfolge wird durch ein Anfangsereignis gestartet, das den notwendigen Input liefert. Gleichzeitig erzeugt der Prozess einen Output. Dieser Vorgang wird mit einem Endereignis abgeschlossen, das gleichzeitig das Anfangsereignis eines nachgelagerten Ablaufs sein. Die benötigten Ressourcen, sowie die Verantwortlichkeiten sind bei jedem Prozess klar definiert. Da es sich bei Prozessen um immer wiederkehrende Tätigkeiten handelt, muss auch der Umgang mit immer wiederkehrenden Risiken festgelegt werden, um einen reibungslosen Ablauf gewährleisten zu können.

Die 4 Schritte der Prozessoptimierung im Überblick

1. Erfassung der Prozesse
2. Zielsetzung der Prozesse definieren
3. Analyse der Prozesse
4. Optimierung der Prozesse

1. Erfassung der Prozesse

Existiert noch keine Prozesslandkarte, besteht der erste Schritt eines effizienten Prozessmanagements darin, alle relevanten Prozesse zu identifizieren und anschließend übersichtlich darzustellen.

Bei der Erfassung sollte grundsätzlich anhand der folgenden vier Fragen vorgegangen werden:

• Welche Prozesse gibt es im Unternehmen?
• Wer sind die Prozessbeteiligten?
• Welche Ressourcen werden benötigt?
• Was ist das Prozessziel?

Auf Unternehmensebene bietet es sich an, die Abläufe in Steuerungs-, Kern- und Unterstützungsprozesse zu unterteilen. Auf diesen drei Ebenen laufen übergeordnete Prozesse, die in einer Prozesslandkarte visualisiert werden, die eine Übersicht über die Unternehmensprozesse bietet. Von dort aus können anschließend die Detailprozesse ergänzt werden, aus denen sich die übergeordneten Abläufe zusammensetzten. Dabei sollten alle Vorgänge innerhalb des Prozesses erfasst und sequenziert werden, um sie anschließend als Flussdiagramm darstellen zu können.

2. Zielsetzung der Prozesse definieren

Sind erst einmal alle Prozesse erfasst, kann mit der Optimierung begonnen werden. Hierfür muss man sich zunächst über das Ziel klar werden, das durch die Anpassung erreicht werden soll. Diese sind je nach Unternehmen unterschiedlich und können von „Senkung der Kosten“ bis „Erhöhung der Nachhaltigkeit“ alles beinhalten.

3. Analyse der Prozesse

Nachdem die Zielsetzung klar ist, können die bestehenden Arbeitsabläufe analysiert werden. Zu den beliebten und einfach zu realisierenden Instrumenten gehören u.a. das Ishikawa-Diagramm, die FMEA, sowie der Morphologische Kasten. Mit Hilfe des Ishikawa-Diagramms können Problemursachen identifiziert werden. Anhand sechs verschiedener Einflussgrößen, z.B. Material, Mensch oder Maschine, werden sowohl Ursachen als auch deren Abhängigkeiten und Wirkung dargestellt. Während das Ishikawa-Diagramm sich mit bereits aufgetretenen Problemen beschäftigt, fokussiert die FMEA auf die Fehlervermeidung. Durch die frühzeitige Identifikation potenzieller Fehlerquellen lassen sich bspw. Kosten für Folgefehler in der Produktion vermeiden. Ein Morphologischer Kasten eignet sich besonders für schwer quantifizierbare Thematiken, bspw. bei der Produktentwicklung oder Risikominimierung.

Um zusätzlich neue Verbesserungspotenziale zu generieren, können die Analyseinstrumente durch bewährten Kreativitätsmethoden, wie etwa dem Brainstorming, der 635-Methode oder einer Mindmap, ergänzt werden.

4. Optimierung der Prozesse

Nach der Analysephase folgt die Umsetzung der gewonnen Erkenntnisse. Grundsätzlich lassen sich hier zwei Richtungen unterscheiden. Zum einen eine kontinuierliche, schrittweise Veränderung, zum anderen eine radikale Neuausrichtung.

Eines der bekanntesten Instrumente der schrittweisen Veränderung ist der Kontinuierliche Verbesserungsprozess / KVP. Viele kleine, ständig durchgeführte Verbesserungen in allen Bereichen führen in Summe zu erheblichen Effizienzsteigerungen und Erfolgssicherung. Eng mit dem KVP verknüpft sind die Herangehensweisen des Total-Quality-Managements, Lean-Managements und des Kaizens.

Eine radikalere Variante bietet das Business-Process-Reengineering. Hierbei werden alle Unternehmensprozesse auf die Kernkompetenzen konzentriert und, mit Blick auf den Kunden, neugestaltet. Dies kann vor allem bei Betrieben mit veralteten Strukturen von Vorteil sein, birgt aber gleichzeitig ein hohes Risiko und stößt in der Praxis häufig auf Widerstand aus der Belegschaft.

Fazit

Die Prozessoptimierung stellt ein wichtiges Instrument für jedes Unternehmen dar, um Effizienz und Effektivität zu steigern.

Das Wichtigste ist jedoch Optimierungen nicht als einmaligen Vorgang zu betrachten, der nur situationsbezogen – wie etwa aufgrund der Corona-Pandemie – durchgeführt wird, sondern kontinuierliche Verbesserungsprozesse in die Unternehmensphilosophie zu übernehmen und so den Unternehmenserfolg langfristig zu sichern.