Risikomanagement: Projekte erfolgreich steuern

Risikomanagement ist ein unliebsames Thema, dass im Projektalltag gern verdrängt wird, und das nicht ohne Folgen. Unerkannte Risiken können den Projekterfolg erheblich gefährden.

Die aktuelle Corona-Pandemie führt deutlich vor Augen wie gravierend die Auswirkungen sein können, wenn Unternehmen unvorbereitet auf nicht kalkulierte Risiken treffen. Natürlich lassen sich solche Risiken in keinem Fall vollständig vermeiden, doch durch ein adäquates Risikomanagement können Auswirkungen und Schäden begrenzt werden. Dies gilt nicht nur für allgemeines Risikomanagement im Unternehmen, sondern gerade auch für Risikomanagement in Projekten.

Kernelemente des Risikomanagements in Projekten

1. Risikoerkennung
2. Risikobewertung
3. Maßnahmendefinition
4. Risikoüberwachung und Risikosteuerung

Sense and deal with problems in their smallest state, before they grow bigger and become fatal.

Pearl Zhu

1. Risikoerkennung

Um Risiken erfolgreich zu managen müssen diese zuerst identifiziert werden. Das Ziel der Risikoidentifikation ist es am Ende alle potenziellen Risiken für das Projekt erkannt und in einer Risikotabelle zusammengefasst zu haben.

Um möglichst viele Risiken ausfindig zu machen und somit das Risikopotential möglichst korrekt einstufen zu können, bietet es sich an verschiedene Techniken zu kombinieren. Eine häufig gewählte Methode ist das Heranziehen von Erkenntnissen und Auswertungen bisheriger Projekte, die dann durch Brainstorming, Checklisten und Meetings mit Stakeholdern ergänzt werden. Andere populäre Ansätze finden sich in der Delphi-Methode und der „Pre-Mortem“ Technik. Bei der Delphi-Methode werden Experten unabhängig voneinander zu ihrer Einschätzung befragt. Im Gegensatz dazu setzt die „Pre-Mortem“ Technik auf einen Perspektivenwechsel; basierend auf der Annahme das Projekt sei bereits gescheitert, werden die Hintergründe hierfür hinterfragt.

2. Risikobewertung

Grundlage für die Risikobewertung bildet die Risikotabelle, die bei der Identifikation erstellt wurde. Basierend auf der Einschätzung der Eintrittswahrscheinlichkeit und dem vermeintlichen Ausmaß der Konsequenzen bei Risikoeintritt, werden die einzelnen Risiken bewertet.

Zur Bewertung und Darstellung kann z.B. eine Risikomatrix genutzt werden. Darin können Risiken, nach Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkung, farblich codiert werden. Daneben sind auch Tornado-Diagramme und Monte-Carlo-Simulationen gute Hilfsmittel. Ein Tornado-Diagramm ordnet verschiedene Risikofaktoren nach ihrem Einfluss auf das Projektergebnis. Währenddessen lassen sich mit Monte-Carlo-Simulationen unterschiedliche zufällige Szenarien durchspielen.

3. Maßnahmendefinition

Für die Minimierung von Risiken ist die Erstellung eines Maßnahmenplans unausweichlich. Hierbei bieten sich dem Risikomanager verschiedene Handlungsmöglichkeiten, je nach Problematik. Einige Risiken können vermieden werden, indem die Gefahr umgangen oder beseitigt wird. Dies kann z.B. durch eine Änderung des Projektplans geschehen. Bei anderen Risiken, insbesondere von finanzieller Art, kann es sich anbieten diese Auszuräumen durch Weitergabe der Verantwortung an eine dritte Partei, wie eine Versicherung.

Manche Hindernisse lassen sich wiederum gar nicht umgehen, das potenzielle Schadensausmaß ist jedoch beträchtlich. In solchen Fällen von aktiver Akzeptanz muss das Risiko genau abgeschätzt werden, um entsprechende Reserven einrichten zu können. Im Gegensatz dazu können unausweichliche Risiken mit geringen Schadensauswirkungen passiv akzeptiert werden, ohne dass spezielle Vorkehrungen getroffen oder Maßnahmen eingeleitet werden.

Als letzte Option bleibt schließlich noch die Eskalation des Problems an eine höhere Ebene.

4. Risikoüberwachung und -steuerung

Ein weiterer unerlässlicher Bestandteil, um Risiken im Projektverlauf erfolgreich managen zu können, ist die regelmäßige Überwachung. Da Projekte grundsätzlich in einer sich verändernden Umwelt stattfinden, sind auch die Risiken, die das Projekt betreffen, sich verändernden Bedingungen unterworfen. Neben Eintrittswahrscheinlichkeit und Risikoauswirkung, müssen auch stets die geplanten Maßnahmen auf ihre Angemessenheit hin überprüft und gegebenenfalls abgeändert werden. Gleiches gilt bei Eintritt eines Risikos. Auch in diesem Fall muss die Wirksamkeit der gewählten Maßnahme dauerhaft überwacht werden, um größere Schäden bei einer Fehlkalkulation zu vermeiden.

Fazit

Risikomanagement in Projekten ist ein elementares Instrument, nicht nur um Risiken zu vermindern und Kostensteigerungen zu vermeiden, sondern auch um Chancen erkennen und nutzen zu können. Der wichtigste Aspekt für einen nachhaltigen Projekterfolg ist jedoch die Kontinuität. Ohne eine stringente Durchführung, Überprüfung und Anpassung in allen Projektphasen kann das Risikomanagement dem Projekt nur geringen Mehrwert stiften.

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